Postedoc - Conservazione sostituiva a norma
Il sistema a norma per conservare tutti i tipi di documenti ed eliminare la carta.
Le nuove normative in materia di conservazione documentale suggeriscono e incentivano l'eliminazione della conservazione cartacea e la sostituzione con l'archiviazione elettronica.La Pubblica Amministrazione in particolare dovrà dotarsi al più presto di un sistema di conservazione sostitutiva.
Postecom offre un servizio di conservazione a norma CNIPA in totale outsourcing e con interfaccia web sicura e di facile consultazione.
La conservazione a norma significa:
- meno carta
- più facilità nella ricerca
- meno dipendenza dalla memoria personale
- più sicurezza
- più velocità nel rispondere alle esigenze dell'utente
- meno carta
- più facilità nella ricerca
- meno dipendenza dalla memoria personale
- più sicurezza
- più velocità nel rispondere alle esigenze dell'utente
Requisiti
-
Completa aderenza e aggiornamento al quadro normativo di riferimento:
- Delibera CNIPA 11/2004
- Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico
- Codice dell'amministrazione digitale - Accesso al sistema documentale tramite interfacce Web-https e Web Services
- Consultazione online dei documenti per tutto il periodo di conservazione (5, 10 anni o più)
- Gestione delle utenze con possibilità di autorizzare l’accesso solo alle classi documentali di competenza
- Possibilità di definire il Responsabile della Conservazione per ogni classe documentale
- Completo monitoraggio delle fasi di elaborazione dei documenti
- Utilizzo di certificati digitali e marche temporali Postecom CA1 (Certification Authority accreditata presso il CNIPA)
- Realizzazione delle copie di backup su CD-ROM autoconsistente
Quali sono le tipologie di documenti ideali:
fatture attive
fatture passive
giornale bollato
registri IVA
documenti di trasporto
schede contabili/magazzino
contratti
pratiche legali
libro unico dipendente
cedolini
cartelle cliniche
documenti e delibere dal protocollo
fatture attive
fatture passive
giornale bollato
registri IVA
documenti di trasporto
schede contabili/magazzino
contratti
pratiche legali
libro unico dipendente
cedolini
cartelle cliniche
documenti e delibere dal protocollo
I vantaggi
- Delega Uninominale a Postecom della responsabilità della Conservazione a Norma Sostitutiva (Art 5 Delibera CNIPA)
- Adeguamento costante e immediato alla normativa di legge
- Infrastruttura ridondante e modulare
- Conservazione del dato in modalità “autoconsistente”
- Accessibilità al sistema semplice e veloce (via Web)
- Gestione delle procedure di legge alla scadenza prevista (marche temporali)
- Tranquillità operativa garantita dal “Soggetto Istituzionale”
- Integrazione con i Servizi del Gruppo Poste Italiane
